Datenschutzhinweis zur Abwesenheitsmeldung

1. Verantwortlich für die Verarbeitung

Digitale Leute GmbH — vollständige Firmierung, Straße, PLZ, Ort, vertreten durch Geschäftsführung.

Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte: datenschutz@digitale-leute.de. Falls ein Datenschutzbeauftragter benannt ist, hier Name und Kontakt ergänzen — sonst diesen Satz streichen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse
• das Bootcamp, an dem du teilnimmst
• Art der Abwesenheit, Datum bzw. Zeitraum und — bei Kurzabwesenheiten — die Uhrzeit
• der von dir angegebene Grund oder Vermerk
• bei Krankmeldungen ab dem dritten Krankheitstag: die von dir hochgeladene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)
• Zeitpunkt der Meldung und der Bearbeitungsstand

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und die Angabe, dass du krank warst, sind Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Wir behandeln sie entsprechend geschützt. Eine Diagnose musst du uns nicht mitteilen — bitte gib im Freitextfeld keine Krankheitsdetails an.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die Daten, um deine Teilnahme am Bootcamp zu organisieren, Fehlzeiten nachvollziehbar zu dokumentieren, Teilnahmebescheinigungen korrekt auszustellen und — soweit einschlägig — Nachweispflichten gegenüber Fördermittelgebern zu erfüllen.

• Für Name, E-Mail-Adresse, Bootcamp, Art und Zeitraum der Abwesenheit: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung des Teilnahmevertrags.
• Für die Krankmeldung und die Information, dass du krank warst: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — deine ausdrückliche Einwilligung, die du im Formular über die entsprechende Checkbox erteilst.
• Falls Nachweispflichten gegenüber Fördermittelgebern bestehen, hier die gesetzliche Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ergänzen.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dir daraus ein Nachteil entsteht. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Für den Widerruf genügt eine Nachricht an die oben genannte Adresse — wir löschen die Krankmeldung dann.

4. Wer die Daten sehen kann

Zugriff haben ausschließlich die Mentor:innen und die Programmleitung deines Bootcamps, die im Admin-Bereich dieser Anwendung freigeschaltet sind. Der Kreis ist auf die Personen begrenzt, die die Abwesenheiten fachlich bearbeiten müssen. Andere Teilnehmende sehen deine Meldungen nicht.

Als Auftragsverarbeiter sind für uns tätig:

• Supabase (Datenbank, Anmeldung und verschlüsselte Ablage der Krankmeldungen) — Serverstandort Frankfurt am Main, Deutschland.
• Resend (Versand der Benachrichtigungs- und Login-E-Mails). Der Anbieter sitzt in den USA; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Auftragsverarbeitungsvertrag und Standardvertragsklauseln vor dem Livegang prüfen und bestätigen.
• Hosting-Anbieter der Anwendung — Firmenname und Serverstandort ergänzen.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an andere Dritte findet nicht statt.

5. Wie lange wir die Daten speichern

Abwesenheitsmeldungen und hochgeladene Krankmeldungen löschen wir spätestens 12 Monate nach Ende deines Bootcamps. Bis dahin brauchen wir sie für Rückfragen zur Teilnahmebescheinigung und für Nachweise gegenüber Fördermittelgebern.

Widerrufst du deine Einwilligung früher, löschen wir die Krankmeldung unmittelbar. Bestehen im Einzelfall längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, speichern wir nur so lange und nur so viel, wie diese Fristen es verlangen.

6. Deine Rechte

Du hast uns gegenüber jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: zuständige Landesdatenschutzbehörde nach Unternehmenssitz, z. B. LDI NRW.

7. Freiwilligkeit

Die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und Abwesenheitszeitraum ist erforderlich, damit wir deine Abwesenheit erfassen können — ohne diese Angaben kannst du das Formular nicht nutzen. Das Hochladen einer Krankmeldung ist ab dem dritten Krankheitstag Voraussetzung dafür, die Fehlzeit als entschuldigt zu dokumentieren. Wenn du dazu keine Einwilligung erteilen möchtest, wende dich bitte direkt an die Programmleitung, damit wir einen anderen Weg finden.